Quelle doit être la forme du procès-verbal d'assemblée générale des copropriétaires ?
Un procès-verbal des
décisions prises en assemblée générale doit être obligatoirement rédigé.
Le document est signé à la fin de la tenue de l'assemblée générale ou au plus tard dans les 8 jours par les personnes suivantes :
Les procès-verbaux sont inscrits par
le syndic de copropriété les uns à la suite des autres au sein d'un registre.Ce registre peut être tenu sous forme électronique. Dans ce cas, la
feuille de présence et les procès-verbaux peuvent être réalisés sous forme électronique et être signés dans les mêmes conditions.
Le syndic doit délivrer une copie ou un extrait du procès-verbal à tout copropriétaire qui en fait la demande. Le contrat de syndic peut prévoir des frais pour la communication de ces documents.
Quel est le contenu du procès-verbal d'assemblée générale des copropriétaires ?
Le procès-verbal doit mentionner les éléments suivants :
Résultat du vote sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale
Noms et nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision ou qui se sont abstenus ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant
Réserves formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions
Incidents techniques ayant empêché un copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique de faire connaître son vote
Indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou un membre du conseil syndical ou le président de séance en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication du nom du mandataire
La feuille de présence de l'assemblée générale doit être annexée au procès-verbal.
Comment est notifié le procès-verbal d'assemblée générale des copropriétaires ?
Les décisions d'assemblée générale doivent être notifiées
par le syndic de copropriété aux copropriétaires, dans un
délai de 1 mois de la tenue des l'assemblée.
La notification doit être faite :
À savoir
Lorsque la copropriété fait l'objet d'une
procédure d'insalubrité , l'autorité qui a signé l'arrêté d'insalubrité doit être destinataire du procès-verbal de l'assemblée générale des copropriétaires.
La notification fait démarrer le délai pour contester une décision d'assemblée générale devant le
tribunal du lieu de l'immeuble .Le recours contre une décision d'assemblée générale doit impérativement être fait dans un
délai de 2 mois à partir de la notification du procès-verbal.
À noter
Lorsque les membres du
conseil syndical n'ont pas pu être désignés au cours de l'assemblée générale (faute de candidats ou de majorité requise), le procès-verbal doit être notifié dans un
délai de 1 mois à tous les copropriétaires de l'immeuble.
Cette notification peut être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par lettre recommandée électronique.
Comment les occupants de l'immeuble sont-ils informés des décisions prises par l'assemblée générale des copropriétaires ?
Dans un délai de 3 mois après la tenue de chaque assemblée générale des copropriétaires, le
syndic assure l'information des occupants de l'immeuble des décisions prises par l'assemblée susceptibles d'avoir des conséquences sur les conditions d'occupation de l'immeuble et sur les charges des occupants.
Il peut s'agir, par exemple, des décisions portant sur l'entretien de l'immeuble, les travaux, une procédure contentieuse opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat. Lorsque ces décisions comprennent des informations à caractère personnel, il est procédé à l'anonymisation de leur contenu.
Le document contenant ces informations doit être
affiché dans les parties communes .La durée d'affichage est de
un mois. Si, dans l'immeuble, aucun espace est prévu pour l'affichage, l'information doit être déposée dans chacune des boîtes aux lettres ou remis selon les modalités habituellement utilisées dans la copropriété pour la remise des courriers.