Existence de l'association
Les documents concernant la création de l'association sont les suivants :
Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)Récépissé de la déclaration
Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration ( témoin de parution ) Statuts modifiés par ordre chronologique Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique
Ils doivent être conservés pendant
toute la durée d'existence de l'association .
Toutefois, il est conseillé de les garder de manière illimitée.
Documents concernant les membres de l'association
Les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...)
ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation.
Toutefois, elles peuvent être conservées suite à un accord exprès de leur part (c'est-à-dire en manifestant leur volonté de façon apparente, soit par écrit, soit devant des témoins,...).
Fonctionnement de l'association
Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont les suivants :
Convocations de l'assemblée générale
Feuilles d'émargement, pouvoirs
Procès-verbaux d'assemblée
Bilan d'activités
Rapports du commissaire aux comptes
Ils sont à conserver
au minimum 5 ans .
Documents financiers
Les documents financiers sont les suivants :
Comptes annuels
Livres comptables
Pièces justificatives
Ils doivent être conservés
au minimum 10 ans .
Documents fiscaux
Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver
au minimum 6 ans .
Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.
Documents concernant les personnels de l'association
Durée de conservation en fonction du type de document
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite... | 5 ans |
Document portant sur les charges sociales et la taxe sur les salaires | 3 ans |
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation | 1 an |
| Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM | 5 ans |
Documents concernant les locaux de l'association
Durée de conservation en fonction du type de document
Titres de propriété et actes de ventes | Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée. |
Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer | Durée du contrat + 5 ans |
Contrat d'assurance | Durée du contrat + 2 ans |
Factures de gaz et d'électricité | 2 ans |
Factures d'eau | 4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple) 2 ans si elle est assurée par une entreprise privée
|
Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet | 1 an |
Conservation des archives
La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.
Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un
intérêt historique .
Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.
Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.
En résumé
Durée de conservation en fonction du type de document
Documents portant sur la création de l'association | Illimitée |
Documents portant sur le fonctionnement de l'association | Au moins 5 ans |
Documents financiers | Au moins 10 ans |
Documents fiscaux | Au moins 6 ans |
Documents portant sur les personnes de l'association | Variable (entre 1 et 5 ans) |
Documents portant sur les locaux de l'association | Variable (entre 1 an et illimité) |